对与公司质量、环境和职业健康安全有关的文件进行控制，以保证管理体系所有相关的活动都使用相应文件的有效版本。

适用于公司内部与质量、环境和职业健康安全管理有关的文件控制，包括外来文件的识别与分发的控制。

3.1总经理批准管理手册。

3.2管理者代表批准体系程序文件和规定。

3.3职能部门负责人或分管领导审核有关的体系程序文件和规定。

3.4公司工程管理部负责质量、环境和职业健康安全文件和技术文件等的归口管理。

3.5分公司工程管理部/总承包项目经理部工程技术部及施工项目部工程室负责技术文件管理，文件含顾客提供的文件。

3.6分公司工程管理部及总承包项目经理部工程技术部负责体系文件在部门及施工项目部二次分发管理。

3.7各部门负责本部门与质量、环境和职业健康安全有关的文件的使用和保管。

4.1文件的编制和审批

管理体系文件的编审批程序按下表执行。

注：分公司、总承包项目编制的作业指导书、管理规定需要报送公司工程管理部备案。

4.2.1技术、职业健康安全、环境方面的规范、法律法规等外来文件由工程管理部审核适用性，分管领导审核批准方可投入使用。

4.2.2投标、施工合同方面的规范、法律法规等由工程管理部审核适用性，由分管领导批准方可投入使用。

4.3.1管理手册、体系程序文件、管理规定和作业指导书等在受控范围内分发的盖“受控”章，在非受控范围内分发的盖“非受控”章，无论是否受控制，均应有唯一的分发号。技术文件可用分发号进行受控。

4.3.2所有失效或作废的文件应盖“作废”章，并保证及时从工作场所撤出或销毁。

4.3.3为法律所用或积累知识的目的保留失效或作废文件，应盖“作废”章，并加盖“保留”章。

4.4.1文件的分发主要过程有：编制分发清单，审批分发清单，按清单分发，签收。

4.4.2管理手册、体系程序文件和规定分发清单的编制及审批

4.4.2.1工程管理部编制《文件发放清单》（见附录A），部门负责人批准后发放。

4.4.2.2工程管理部只发放一份文件至分公司和总承包项目经理部，再由分公司工程管理部和总承包项目经理部工程技术部对此文件进行二次分发。发放清单由部门负责人批准后发放。

4.4.3作业指导书的分发由组织编制的部门分发。

4.4.4各部门自行发放的文件，发放清单由各部门负责人批准后发放。

4.4.5法律、法规规范、标准等技术文件的分发

4.4.5.1 公司范围内的分发，由工程管理部制定有效的文件清单，发至分公司/总承包项目经理部，分公司工程管理部对照4.4.2.2要求进行二次分发。

4.4.5.2 对于顾客提供的文件，施工项目部/总承包项目经理部视情况分发至分公司/公司相关的职能部门。

4.4.6 发放清单应确保分发范围适当，使对管理体系有效运行起重要作用的部门或岗位都能得到相应文件的有效版本。

4.4.7文件的保存期限

凡程序文件中所要求的记录按照本程序附录B《文件保存期限汇总》。各单位、部门的文件保存期限由各单位、部门根据法律法规要求和公司经营需要自行规定。

4.5.1文件在实施中发生各种变化时（如组织结构、标准、法律法规等发生变化），公司根据需要进行评审，以确定是否更新和修改。

4.5.2修改后的文件须再次批准。

4.5.3更改分为以下两种方式：

4.5.3.1更改内容较少时，采用换页方式。

4.5.3.2更改内容很大时，采用换版方式。

4.5.4换页更改时，在文件页眉的版次字母后加“-1~9“来表示，如某文件第三页版次A-1表示该页A版第一次换页；换版时，整份文件各页的页眉均改为新版次，如B、C……。

4.5.5文件换页/换版后，该文件的管理部门应及时把换页/换版后的页/版本分发给文件持有人，并及时将作废页/版本撤出或销毁，以防误用。

4.6.1各部门分发的文件应确保文件清晰，易于识别。

4.6.2工程管理部应保留管理手册、体系程序文件、管理规定等原件文件。管理体系文件电脑文档由工程管理部管理。

4.6.3在工程竣工后，总承包项目经理部/施工项目部负责将本项目所有持有人持有的体系文件收回送交公司工程管理部/分公司工程管理部。

MP5.4-3 法律法规的获取和更新控制程序

文件发放清单

附录A：文件发放清单

附录B：文件保存期限汇总