1.0 目的
对质量、环境和职业健康安全管理记录进行控制，以提供管理体系符合要求和有效运行的证据。
2.0 应用范围
适用于与质量、环境和职业健康安全管理有关的记录控制，还包括培训记录和审核与评审记录。
3.0 职责
3.1各部门按管理体系程序文件要求管理本部门的记录。
3.2工程管理部负责审查总承包项目经理部的工程档案资料，综合事务部负责总承包工程项目工程档案资料的归档管理。
3.3分公司工程管理部负责审查施工项目部归档的工程档案资料，分公司档案室负责施工项目工程档案资料管理。
4.0 工作程序
4.1记录的标识
4.1.1记录可用颜色、编号等方式控制其标识。同一类型的记录可用同种颜色或同一类型的编号表示。
4.1.2各部门需规定本部门记录标识的方法。
4.2记录的贮存
保存记录的环境须确保满足防盗、防水、防潮、防尘、防火和防蛀等要求。
4.3记录的保护
各部门的记录应由专人保管，以确保记录的完整性和安全性。
4.4记录的检索
4.4.1各部门的记录应保持清晰，并编目管理，易于识别和检索，具备对相关活动产品或服务的可追溯性。
4.4.2工程资料的归档
4.4.2.1需归档的工程资料，在开工前由施工项目部/总承包项目经理部根据顾客、法律法规和公司的要求，列出清单。
4.4.2.2在施工过程中,施工项目部/总承包项目经理部应认真及时收集、整理相关的记录。
4.4.2.3工程竣工前总承包项目经理部根据档案管理的要求，负责归档工程资料的组卷工作，并编制《质量记录归档清单》（见附录A），报分公司工程管理部/工程管理部审查。
4.4.2.4需移交的的施工质量记录，总承包项目经理部编制《质量记录移交清单》（见附录B），并办理移交手续。
4.4.3归档的工程档案资料的查阅
4.4.3.1已归档的质量记录一般不予借出，如确因工作需要借出时，需要按工程档案资料管理办法规定手续进行。
4.4.3.2当顾客或政府部门有查阅要求时，各有关部门经负责人批准后向顾客或政府提供相关的记录。
4.5记录的保存期限
记录的保存期限在《MP4.2-1 文件管理程序》中已作出规定。
4.6记录的处置
各部门每年清查一次归档的工程质量记录，对超过规定期限的列《记录销毁清单》（附录C），经分管领导批准后方可销毁。
4.7来自供方的记录也应按本程序实施。
5.0 引用文件
无
6.0 记录
6.1记录归档清单
6.2记录移交清单
6.3记录销毁记录
7.0 附录
附录A 记录归档清单
附录B 记录移交清单
附录C 记录销毁清单
附录A
记录归档清单
工程/部门名称： 编号：
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序号 |
文件编号 |
记录名称 |
数量 |
归档时间 |
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编制： 批准： 日期： |
附录B
记录移交清单
工程/部门名称： 编号：
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序号 |
资料编号 |
资料名称 |
数 量 |
备注 |
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编制人： |
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移交单位/部门： 接受单位/部门：
移交经手人： 接受经手人：
日期： 日期：
附录C
记录销毁清单
工程/部门名称：
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编号 |
记录名称 |
文件编号
（档号） |
归档时间 |
销毁时间 |
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编制： 审核： 批准： 日期： |
